Diritto alla privacy e produzione di video aziendali
Serve sempre una liberatoria per le riprese video?
La tutela della privacy dei soggetti ripresi durante la produzione di video aziendali, industriali e corporate in genere è un argomento di interesse, non solo per le implicazioni legali dopo la pubblicazione, ma anche per il rispetto dei diritti dei lavoratori. Liberatoria si o no dunque? per tutte le riprese video o solo in alcuni casi?
Video e liberatoria rappresentano un binomio interessante, alimentando discussioni, talvolta improbabili, che emergono durante le riprese di un video all’interno di un impianto produttivo. È fondamentale comprendere le fonti normative che stabiliscono la necessità di una liberatoria per le riprese video in azienda. Talvolta, non è necessaria alcuna autorizzazione; Vederemo quali sono le fonti normative che prevedono la presenza di una liberatoria video per le riprese video in azienda, ma vederemo anche che spesso non serve alcuna autorizzazione; cercheremo di capire cosa fare per restare dalla parte del lecito quando si gira un video e soprattutto come e se richiedere una liberatoria. Di seguito gli argomenti trattati:
- Video aziendali e Statuto dei Lavoratori
- Liberatoria video e protagonisti dei video aziendalii
- Liberatoria, video, lavoratori e Garante della Privacy
- Legge sul diritto d’autore e video promozionali
- Liberatoria, consenso e video aziendali
- Cosa fare per non incorrere in sanzioni
- esempio di liberatoria da compilare
Video aziendali e Statuto dei Lavoratori
Trattandosi di riprese video all’interno di aree in cui soggetti prestano la propria opera alle dipendenze del datore di lavoro, la prima fonte da consultare è lo Statuto dei Lavoratori (legge 300/1970) che vieta in modo incontrovertibile l’uso di sistemi di videoregistrazione. Ma solo se con scopi di controllo a distanza dell’operato della forza lavoro.
Nella fattispecie del video promozionale, il divieto viene fortemente mitigato nell’ art. 4, in cui si ammette l’uso di telecamere quando vi siano particolari esigenze produttive o organizzative.
Oltre ai casi in cui i sistemi siano destinati (ma non è questo il caso) a garantire la sicurezza dei dipendenti, o alla tutela del patrimonio ambientale
Punti inseriti in una una circolare (n. 5 del 19 febbraio 2018) dell’ l’Ispettorato del Lavoro: qui le “particolari esigenze produttive o organizzative” vengono confermate anche, e soprattutto, dal carattere di estemporaneità ed eccezionalità.
Ambito in cui non è difficile inquadrare la produzione di un video aziendale.
Liberatoria video e protagonisti dei video aziendali
Va detto che nella produzione di un video aziendale o nella realizzazione di una video presentazione come indicato in questo articolo, il soggetto non è quasi mai il lavoratore in quanto tale, ma oggetto delle riperse sono le attività che il lavoratore pone in essere per far funzionare un macchinario o per eseguire in modo efficiente una certa operazione.
A questo proposito viene utile la legge del Garante per la protezione dei dati personali del’8 aprile 2010, al punto 4.5: qui si parla di webcam e camere on line impiegate per scopi promozionali e pubblicitari, ammissibili senza necessità di liberatoria se le immagini non rendono identificabili i soggetti ripresi.
Risulta evidente che nella ripresa di immagini destinate a un video aziendale, a un video tutorial o più semplicemente di un video promozionale, dovrà essere prestata attenzione a inquadrare le scene in modo in cui i soggetti non siano immediatamente identificabili. In pratica primo e primissimo piano. Ora di spalle, ora di tre quarti, ora avendo cura di riprendere solo la parti del corpo (quasi sempre le mani) che interessano per l’ esecuzione dell’azione.
Lo stesso vale per le riprese in time lapse impiegate nei cantieri. In questo caso al termine della lavorazione, la velocità di riproduzione delle immagini (anni visualizzati in pochi minuti è la caratteristica intrinseca del video in time lapse) renderà irriconoscibili i soggetti inquadrati, rendendo inutile la liberatoria e la stesura di un modulo che autorizzi l’uso delle riprese video
Liberatoria, video, lavoratori e Garante della Privacy
Esiste poi un parere del Garante della privacy circa la compatibilità con la legge n.675 del 1996 e l’esigenza di effettuare riprese televisive di carattere evidentemente eccezionale. Ammettendo implicitamente che non serve far firmare preventivamente una liberatoria per l’uso del video
In quel caso le riprese video servivano, come sempre accade, per documentare il ciclo di produzione dell’azienda e non evidentemente per finalità di controllo a distanza dei lavoratori.
Il Garante ha motivato l’ammissibilità della produzione del video aziendale assimilando il video industriale ai trattamenti temporanei dei dati personali che vengono fatti – lecitamente e occasionalmente – per la pubblicazione di articoli, saggi, ed altre manifestazioni del pensiero.
Per queste si applicano le norme della legge sulla privacy previste per l´attività giornalistica, le quali non prevedono la necessità del consenso (e quindi della liberatoria) degli interessati né l’ autorizzazione da parte del Garante.
Rimangono tuttavia intangibili i limiti al diritto di cronaca finalizzati alla tutela della riservatezza, l´osservanza del codice deontologico dei giornalisti, oltre naturalmente al diritto del lavoratore di opporsi, per motivi legittimi, alla diffusione delle immagini raccolte.
O quantomeno di non dover essere costretto a partecipare alle riprese del video aziendale
Legge sul diritto d'autore e video promozionali
Analizzando poi la legge sul diritto d’autore (L. 22 aprile 1941, n. 633), l’ art 97 afferma che non viene richiesto il consenso del soggetto ripreso (e della liberatoria) se la pubblicazione è giustificata da scopi scientifici, didattici o culturali.
In questo caso se – forse – è discutibile l’applicazione nel caso di un video promozionale o aziendale, non lo è sicuramente nei casi di video tutorial e video di istruzione.
Sempre però nei casi in cui il soggetto non sia la persona ma il macchina industriale o il ciclo produttivo
Liberatoria, consenso e video aziendali
È opinione radicata che le recenti norme europee (D.lgs. n 196/2003 e ss. mod. e Regolamento UE n 679/2016 – GDPR) impongano l’acquisizione preventiva del consenso del soggetto ripreso, che si concretizza nel rilascio di una liberaroria
Ma è poi vero, sempre, che la normativa di recente introduzione imponga l’acquisizione del consenso da parte dell’interessato? In pratica il GDPR impone una liberatoria per ogni video produzione?
A ben vedere tale consenso non è sempre necessario. Bisogna riferirsi al “considerando 47” della legge, che bilancia gli interessi di un titolare del trattamento dei dati personali con quelli del soggetto ripreso.
E’ fatta salva ovviamente la tutela di quest’ultimo circa i diritti e le libertà fondamentali, ma vengono considerate le ragionevoli aspettative nutrite dall’interessato stesso in base alla relazione con il titolare del trattamento.
Nel “considerando 47” viene tratteggiata proprio l’ipotesi in cui l’interessato sia alle dipendenze del titolare del trattamento. In questo caso può essere considerato legittimo interesse trattare dati personali per finalità di marketing diretto.
E il “considerando 51” rimarca come video e fotografie possono essere considerate dati personali solo quando possano identificare in modo univoco il soggetto ripreso. Tanto quanto i dati biometrici
Ma come visto poc’anzi è semplice inquadrare non in primissimo piano e non direttamente il volto per rientrare agevolmente nella fattispecie.
Tuttavia viene indicato in modo chiaro che il legittimo interesse del titolare del trattamento dei dati deve essere compensato con i diritti e le libertà del soggetto interessato
Liberatoria video si o no? Cosa fare per non incorrere in sanzioni
Alla luce di quanto sopra è utile per la casa di produzione e per il committente porre in essere queste buone pratiche per la serena realizzazione di un video aziendale:
- informare con anticipo che verranno effettuate delle riprese finalizzate alla realizzazione di un video aziendale. Lo si può fare dandone comunicazione per tempo con cartelli ben visibili all’interno del sito produttivo
- comunicare in modo univoco il diritto alla mancate partecipazione alle riprese
- non riprendere le persone come protagonisti e in primo piano ma solo come parti di un processo, spersonalizzando in questo modo la figura
- richiedere una liberatoria per tutti i soggetti cui fosse richiesta la ripresa in modo incontrovertibile del primo piano
Differenza tra liberatoria scritta e implicita e quando ognuna è necessaria
Liberatoria scritta (o consenso esplicito)
- È un documento formale (spesso definito “liberatoria per uso d’immagine” o “consenso al trattamento dei dati personali”) firmato dalla persona ripresa.
- Richiesta in tutti i casi in cui:
- La persona sia chiaramente identificabile e il video sia destinato a essere diffuso pubblicamente (ad esempio su siti web aziendali, social media, presentazioni, fiere, ecc.).
- Sussista un utilizzo commerciale o promozionale della ripresa che possa ledere la sfera personale del lavoratore o associarlo a un messaggio specifico.
Liberatoria implicita (o consenso tacito)
- Si configura quando la presenza di telecamere o strumenti di registrazione è notoriamente segnalata e la persona, nonostante sia consapevole delle riprese, non si oppone in modo esplicito e non richiede di non essere ripresa.
- È un concetto molto più delicato e di difficile applicazione, in quanto l’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali in Italia richiede un’informativa chiara e specifica sul trattamento dei dati. Il mero fatto che un lavoratore o un soggetto terzo entri in un’area videosorvegliata non sempre equivale a un consenso implicito, specialmente se la finalità del video non è la semplice sicurezza ma la produzione di contenuti video destinati a pubblicazione o promozione.
In ambito aziendale e nei cantieri, se il soggetto dell’inquadratura è la macchina o la struttura e i lavoratori non sono identificabili (ad esempio perché ripresi solo di spalle o non riconoscibili), spesso non è necessaria la liberatoria. Tuttavia, se sussiste anche la sola possibilità di riconoscimento del lavoratore (volto, voce, abbigliamento distintivo ecc.), è buona norma richiedere il consenso scritto o, quantomeno, prevedere un’informativa chiara e una procedura per l’eventuale opposizione.
Elementi specifici da includere in una liberatoria video efficace
- Identità del titolare del trattamento: nome dell’azienda o del soggetto responsabile delle riprese.
- Finalità della ripresa: specificare a cosa servirà il video (formazione interna, marketing, promozione, archiviazione documentale, sicurezza, ecc.).
- Modalità di utilizzo: descrivere come e dove il video sarà diffuso (internamente, su internet, in aree pubbliche, reti sociali, presentazioni ecc.).
- Base giuridica del trattamento: se si basa sul consenso dell’interessato, su un interesse legittimo o altro fondamento (nel rispetto del GDPR).
- Durata della conservazione: indicare per quanto tempo i video saranno conservati e con quali criteri.
- Diritti dell’interessato: diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e reclamo al Garante.
- Firma e data: per garantire la validità della liberatoria.
Esempi di buone pratiche nella comunicazione della registrazione video ai lavoratori
- Informativa chiara e preventiva: prima di iniziare le riprese, informare tutto il personale sul quando, come e perché verranno effettuate.
- Cartelli ben visibili: se esistono zone continuativamente riprese (ad esempio stabilimento con telecamere), affiggere segnaletica che avvisa della presenza di registrazioni video, indicando il titolare del trattamento.
- Sessioni di formazione brevi: spiegare ai lavoratori, magari tramite una breve riunione o comunicazione interna, che verranno effettuati video e che, se non vogliono apparire, possono segnalarlo.
- Procedure di opt-out: prevedere un meccanismo semplice (ad esempio un modulo) con cui il lavoratore possa opporsi o richiedere l’anonimizzazione del proprio volto nelle riprese.
- Nomina di un DPO o referente privacy: in aziende di grandi dimensioni, il Data Protection Officer o il referente interno per la privacy dovrebbe essere il punto di contatto per i lavoratori su queste tematiche
Esempio di una liberatoria video da compilare
Data …………..
Il sottoscritto……………., nato a ………….., il ……………., residente in……………………., Codice Fiscale n°………………………….dichiara di essere stato ritratto dal fotografo (o casa di produzione)……………[1] con il suo pieno ed incondizionato consenso e riconosce che le riprese fotografiche, che si sono tradotte in n° …… fotogrammi rimangono di proprietà dell’ autore.
Il sottoscritto autorizza ogni forma di pubblicazione e di utilizzazione delle immagini di cui sopra, ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 96 e seguenti della L. 633/1941 (Protezione del diritto d’ autore e di altri diritti connessi al suo esercizio), con il solo limite che le modalità di utilizzazione non siano tali da ledere il suo onore, la sua reputazione ed il suo decoro. Dichiara inoltre di non avere null’ altro a pretendere per la prestazione in qualità di modello[2] e per l’ utilizzazione delle immagini, essendosi già completamente definiti in precedenza i rapporti economici.
L’ autorizzazione all’ utilizzo del ritratto[3] di cui sopra, con le già menzionate modalità, si intende concessa senza limiti temporali e/o geografici e senza limiti di mezzi di diffusione. L’ immagine potrà essere utilizzata in qualsiasi formato o adattamento, anche adoperando uno o più particolari della stessa o in abbinamento con altre immagini, in relazione a qualsiasi comunicazione pubblicitaria ed a qualsiasi sfruttamento commerciale.[4]
Firma
……………
NOTE:
[1] Se si tratta di immagini filmate, si sostituirà la frase con la seguente dicitura: “dichiara di essere stato ripreso in un filmato dallo studio ………. con il suo pieno ed incondizionato consenso e riconosce che il filmato della durata di …………rimane di proprietà della casa di produzione”.
[1] Nel caso di filmato, alla parola “modello” si sostituisce “testimonial”.
[1] Nel caso di filmato, alla locuzione ” del ritratto” si sostituisce “delle immagini filmate”.
[1] Nel caso in cui vengano apposte limitazioni, l’ ultima frase verrà sostituita con la seguente: “L’ autorizzazione all’ utilizzo del ritratto [delle immagini filmate] di cui sopra si intende concessa per il periodi di ……., da……….a… e limitatamente a………….”, indicando la durata e l’ area geografica. Se necessario, si potrà specificare altresì l’ eventuale limitazione alla particolare campagna pubblicitaria.
[1] Se si tratta di immagini filmate, si sostituirà la frase con la seguente dicitura: “dichiara di essere stato ripreso in un filmato dallo studio ………. con il suo pieno ed incondizionato consenso e riconosce che il filmato della durata di …………rimane di proprietà della casa di produzione”.
[2] Nel caso di filmato, alla parola “modello” si sostituisce “testimonial”.
[3] Nel caso di filmato, alla locuzione ” del ritratto” si sostituisce “delle immagini filmate”.
[4] Nel caso in cui vengano apposte limitazioni, l’ ultima frase verrà sostituita con la seguente: “L’ autorizzazione all’ utilizzo del ritratto [delle immagini filmate] di cui sopra si intende concessa per il periodi di ……., da……….a… e limitatamente a………….”, indicando la durata e l’ area geografica. Se necessario, si potrà specificare altresì l’ eventuale limitazione alla particolare campagna pubblicitaria.
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