Come fare congressi senza pubblico e trasformare convention reali in eventi digitali

Eventi digitali, congressi e convention virtuali post emergenza sanitaria

L’ emergenza sanitaria sta facendo riflettere sulla fattibilità o meno di eventi digitali e convention virtuali.

L a pandemia sta infatti costringendo la totalità degli organizzatori di eventi aziendali a cancellare gli appuntamenti previsti, sia per il 2020 che per il primo semestre del 2021

La domanda più immediata è “Come fare congressi senza pubblico”  ?

Imprese, agenzie comunicazione, organizzatori di eventi congressuali devono far fronte, nell’immediato, a una situazione non controllabile e di cui non esiste uno storico di riferimento. E soprattutto allestire eventi digitali e convention virtuali nel più breve tempo possibile

E’ una corsa, per ora affannosa e disordinata, ad una migrazione digitale che vede coinvolti tutti gli eventi aziendali;  quelli che prima prevedevano la presenza contemporanea di pubblico, relatori ed espositori, ora cercano uno sbocco virtuale. Fiere, congressi, convention, open house fra tutti.

eventi digitali

E’ possibile sostituire convention reali con eventi digitali?

Partecipare a un evento virtuale non è attività diversa da quella che chiunque svolge quando guarda dirette in streaming di personaggi, influencer, aziende su Youtube o su Instagram

Ma un evento virtuale non è un evento reale. E’ opportuno operare un percorso a ritroso e capire se l’evento digitale possa sostituirsi in toto all’evento reale.

Se l’obiettivo della convention era proporre qualche cosa di nuovo, come una macchina industriale, o un ciclo di produzione, o annunciare una nuova strategia di vendita, un evento ripensato in live streaming e quindi restare disponibile on demand può essere la scelta corretta.

Anche se bisogna considerare che l’ audience non sarà invitata in un luogo fisico per poi essere “coccolata” in piacevoli attività di contorno. Che spesso, diciamolo chiaramente, costituiscono uno dei momenti di maggior interesse tra il pubblico, pur non rappresentando la motivazione principale.

Ma se lo scopo della convention o del congresso era quello di conquistare nuovi contatti e opportunità di business, cioè il tipico caso della fiera di settore, la migrazione all’evento virtuale in diretta, può non essere la scelta più opportuna.

Diretta streaming e video on demand per eventi digitali

Spessissimo si assiste a richieste di agenzie di comunicazione che sono convinte che un evento reale possa essere sostituito tout court da un evento in diretta streaming

Non sempre è vero, anche e soprattutto perchè, in un periodo di smart working, gli spettatori sono a casa a lavorare e possono privilegiare eventi contenuti on demand.

Va valutata attentamente l’ opportunità della diretta: ovvero se è strettamente necessario che gli utenti debbano riunirsi al medesimo momento e ricevere in contemporanea le informazioni.

Se scopo dell’evento virtuale è dare un importante annuncio, lanciare un’offerta, presentare una novità, allora si tratta della scelta più opportuna.

Ma se si tratta di attività di promozione, di presentazione, allora è più opportuno ricorre al video on demand, alla presentazione on demand. In questo caso, come per la promozione di un evento virtuale, vanno sfruttati, in modo ancora più deciso, i canali del brand, cioè sito, canali sociali, mailing. Tutte piattaforme su cui veicolare i contenuti, live o on demand, dell’evento virtuale.

In medio stat virtus:
dirette streaming e Premiere

Verosimilmente una buona strategia per i proprii eventi digitali sta nel mezzo.

Cioè erogare on demand durante convention virtuali i contenuti di relatori, le dimostrazioni di prodotto, i demo, i collaudi e l’accettazione di macchinari; e impiegare il live streaming per le attività più interattive, come le discussioni, i forum, i commenti.

Attività che possono essere temporalmente posticipate rispetto alla  trasmissione in diretta e trovare spazio nelle chat. Sia durante che al termine dell’evento.

Ne è una prova l’offerta di Youtube che dà ai gestori di canali aziendali (e non solo) due possibilità tra cui scegliere: trasmettere in diretta streaming o creare delle “Premiere“.

Queste consistono nell’erogazione di interventi e contenuti registrati precedentemente come fossero eventi dal vivo. Restano così disponibili le possibilità di interagire col proprio pubblico, senza dover essere obbligati ad allestire una diretta in streaming

Come intervenire se una fiera è stata cancellata

Va ripensata, in modo deciso, la spesa destinata per quell’ evento.

Per gli espositori in fiere destinate alle attività produttive sarebbe opportuno ripartire dai video aziendali, da distribuire attraverso campagne di mailing mirate e quindi passare a webinar e video tutorial per i possibili clienti di ritorno.

In questo caso si riuscirebbe a recuperare parte di quel pubblico che dopo la visita allo stand sarebbe stato interessato ad approfondire temi più tecnici e delicati.

Si può pensare di sostituire il binomio visita allo stand-sessione di approfondimento con produzione di un video aziendale-erogazione di video tutorial.

Andrebbero sfruttate le campagne di mailing che solitamente si fanno prima di una fiera per invitare i propri contatti a venirvi a trovare.

video promozionali
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Opportunità degli eventi virtuali: l’azienda non partecipa ma diventa organizzatrice

Gli eventi digitali, nonostante le apparenze, sono un settore poco battuto. Al di là di marketplace o mondi virtuali più simili a Second Life che a una fiera reale, a oggi non ci sono state grandi esperienze di aggregazione digitale che abbiano dato i medesimi risultati degli eventi reali.

Va però detto che intorno a un evento reale orbitano interessi importanti degli organizzatori e di tutto l’indotto.

Basti pensare ai costi che molte aziende si trovano, spesso “obtorto collo” a sopportare per allestire lo stand e garantire la propria presenza nelle sedi congressuali.

Un evento virtuale può diventare un’opportunità perchè può essere gestito da una sola azienda (o da un gruppo di aziende) verso un target mirato di propri interlocutori. Che possono fruire di contenuti digitali creati apposta per loro, per quella specifica occasione.

L’azienda non si trova più a dover trasferire parte della propria comunicazione in un contenitore comune, condiviso con altri competitor (leva su cui fanno forza gli organizzatori congressuali per ottenere partecipazione) ma può pensare di destinare una pare di quel budget a propri contenuti originali da trasmettere a una platea più ristretta e maggiormente interessata.

Diretta streaming per aziende e eventi virtuali live

Suggerimenti su come impiegare le dirette in streaming

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